System rejestracji i przechowywania dokumentów

Rejestr dokumentów dla sekretariatu, OCR, typowanie AI, katalogi, daty z treści dokumentów, backup i integracje na infrastrukturze DataHouse.pl.

Backoffice, OCR i AI

System rejestracji i przechowywania dokumentów dla sekretariatu i obiegu spraw

To zastosowanie DataHouse.pl łączy infrastrukturę VPS/Cloud Pro z realnym procesem pracy sekretariatu: rejestracją dokumentów, OCR, typowaniem AI, katalogami, terminami z dokumentów, kontrolą dostępu, backupem i integracjami z pocztą, skanerami oraz systemami firmy.

Rejestr dokumentów i spraw

Sekretariat może rejestrować korespondencję przychodzącą i wychodzącą, nadawać numery, przypisywać dokument do sprawy, działu, klienta lub osoby odpowiedzialnej oraz śledzić status dalszego działania.

OCR i wyszukiwanie pełnotekstowe

Skan dokumentu może zostać przetworzony przez OCR, aby użytkownicy znajdowali treść po nadawcy, numerze, nazwie projektu, datach, kwotach lub słowach z pisma, a nie tylko po nazwie pliku.

Typowanie AI i daty z dokumentu

AI może sugerować typ dokumentu, kategorię, priorytet, osoby właściwe do obsługi, daty wskazane w treści oraz przypomnienia. Użytkownik zachowuje kontrolę nad akceptacją metadanych.

Bezpieczne przechowywanie

Dokumenty mogą działać na VPS, Cloud Pro, serwerze dedykowanym lub w modelu SaaS z backupem, rolami dostępu, dziennikiem operacji, monitoringiem i administracją DataHouse.pl.

Przykładowy obieg dokumentu

  1. Przyjęcie dokumentu z poczty, skanera, formularza WWW lub ręcznej rejestracji w sekretariacie.
  2. Nadanie numeru, kategorii, sprawy, właściciela procesu i katalogu dokumentów.
  3. OCR dokumentu i przygotowanie tekstu do wyszukiwania oraz indeksowania.
  4. AI sugeruje typ dokumentu, daty, priorytet, termin działania i możliwe powiązania ze sprawą.
  5. Użytkownik akceptuje lub poprawia metadane, a system zapisuje dziennik operacji.
  6. Dokument trafia do kontrolowanego repozytorium z rolami dostępu, backupem i retencją.
  7. API lub integracja może przekazać informację do ERP, CRM, systemu spraw albo kancelarii.

Najczęstsze pytania

Co może rejestrować system dokumentów?

System może rejestrować dokumenty przychodzące i wychodzące, numery spraw, kategorie, osoby odpowiedzialne, daty działań, statusy, załączniki i historię zmian.

Jak OCR pomaga sekretariatowi?

OCR zamienia skany na tekst do wyszukiwania, więc dokument można znaleźć po treści, numerze, nadawcy, dacie, kwocie albo nazwie sprawy.

Co może robić AI w takim obiegu?

AI może sugerować typ dokumentu, kategorię, priorytet, ważne daty, kontekst sprawy albo przekierowanie do właściwej osoby. Ostateczna decyzja zostaje po stronie użytkownika.

Czy system można zintegrować z innymi programami?

Tak. Integracja może działać przez API, import z poczty, skanera, katalogu wymiany albo połączenie z ERP, CRM czy systemem kancelarii.

Na czym można uruchomić taki system?

Może działać na VPS, Cloud Pro, serwerze dedykowanym albo jako zarządzana usługa SaaS DataHouse.pl z backupem, monitoringiem i administracją.